通常公共关系的管理过程分为四个步骤：界定公共关系问题、制订计划与设计方案、采取行动和传播与评估项目。虽然每一个步骤都与其他步骤一样同等重要，但是这一过程开始于收集情报以便诊断问题，第一步形成的信息将促发和引导随后的几个步骤。当然这四个步骤是处在一个持续不断和循环往复的动态环境（如下图所示）。
公共关系问题解决的持续性、重复性、循环性
研究之所以重要是因为不进行对问题的研究，从业人员只能局限于假定他们了解情况并且能够推荐解决方法，这种假定是以“公共关系处理的是无法测定的抽象问题”为理念，凭着个人直觉和特性的解决方法，这将会产生问题及解决方案的不确定性，影响传播效果。而经过研究和分析，则能提出较为科学的、具有论证和理论支撑的建议。在这个前提下，研究就是对信息的系统收集，以便描述和认识形势，并且检验有关公众的假设和公共关系的效果。
研究开始于对问题的界定。一般来说，问题界定的过程首先是尝试性的问题陈述，在对于形势进行调查后，又会对问题的界定重新加工整理。
在我们界定公共关系问题时，其实是开始于某人做出了有价值的判断，认为某个事情即将或出现问题，这给予这个人或组织判定一个真实的或潜在的问题是否存在或何时存在奠定了基础。一旦做出了判断，该过程就变成了一个客观和系统的研究任务，其目的是详尽描绘问题的维度、造成或缓解问题的各种要素，以及卷入或者受到这种情况影响的各类公众。简言之，研究就是用来确定“现在正在发生了什么”。
这就要求每一个问题陈述都应该建立在客观研究和文献基础上，包括对问题形势的具体测定。有用的问题陈述应该从以下三点展开：
1. 它要用现在时来写，描述现在的情况。
2. 它要用具体的、可测量的词汇来描述形势，要详述下列问题的多数或全部：
a) 什么是担心的来源？
b) 何处出了问题？
c) 何时成为问题？
d) 何人被卷入或受到影响？
e) 他们是如何卷入或受到影响？
f) 为何它成为该组织及其公众关心的问题？
3. 一个问题的陈述不暗示解决办法或提出指责。这是为了避免规划战略有先入之见而受到限制。
问题的陈述常用一个句子或一小段来简要描绘当前形势。相比较起来，形势分析是有关当前的已知情况未经删节的集合，包括其历史、支配力量以及内部和外部受牵连或影响的人们。形势分析包含必须用来扩充和详细陈述问题形势内涵的所有背景。分析形势的过程，人们能够清晰、具体地界定和提炼问题陈述（如上述所说重新对问题界定的加工）。
形势分析的内容分为内部因素和外部因素。我们可以采“SWOT分析法”来总结形势分析。
从这个分析框架逻辑地衍生出下面几种战略含义：
1. SO战略是建立在组织力量的基础上利用外部环境中的机遇。
2. ST战略也是以组织的力量为基础来迎接外部环境中的威胁。
3. WO战略试图尽可能利用外部环境来缩小组织的弱点。
4. WT战略试图尽可能缩小组织的弱点和环境的威胁。
另一种总结形势分析结果的技巧是：“力场分析法”。在研究形势之前，工作人员和管理小组的其他人除了对能缓和或解决问题的积极力量进行思想交锋外，也要对于促成或引发问题的消极力量进行思想交锋。
对于内在力量和外在力量的研究有助于确定每种力量对问题形势产生积极或消极作用的程度。正如“SWOT分析法”一样，“立场分析法”的结果是可以导致正确的战略决策，以便缩小或抵消消极力量的影响和扩大或增加积极力量的作用。
研究形势能够给从业人员、雇主和顾客提供他们所需的、及时的、全面的和准确的信息，以便理解问题，从而为决策打下基础。而调研也是信息收集中重要的一步。形势研究可以为信息调研提供问题界定，以得到有效信息，验证有关公众的假设和公共关系的效果。相反的，问题调研也有助于组织对形势有更全面、清晰和客观的了解。调研可分为非正式和正式的两种方法。
非正式的调研方法通常支配着公共关系研究，这要基于从业人员能够认识到其弱点和目的。如果把非正式方法看作是发现和探索问题形势和预先测试和规划战略的好方法，那么非正式的方法就能服务与有价值的目的。如果把结果作为制定计划和评估的结果，似乎调查结果就代表了目标公众，那么这些方法就用得不当。“探索性”最能反映非正式方法的探索性质。
非正式的信息收集方法包括从个人交往、信息提供者、焦点团体和社区的讲坛、咨询委员会和董事会、意见调查员、电话、邮件分析、互联网在线信息源和实地报告等渠道；
正式的调研方法是通过系统、科学的方式，使得从业人员有可能根据有代表性的科学样本得出的结果，对于公众做出准确的陈述。正式方法能帮助准确的回答仅用非正式方法不能充分回答的形势问题。值得注意的是，在这一调研方法中，要更加关注研究目的而不是研究方法，只有在选择研究方案之前就清晰的确定所研究的问题和目标，正式方法才算有用。
正式信息收集方法包括二次分析别人利用过的数据、在线数据库、内容分析、抽样调查等渠道。
系统的研究是启动、监控和结束问题的解决过程，它是使公共关系成为一种管理功能和被管理功能的基本要素。